Dlaczego firmy mają problemy z odzyskiwaniem należności?

Brak weryfikacji kontrahenta przed transakcją

Wielu przedsiębiorców opiera się na zaufaniu lub referencjach, pomijając sprawdzenie historii płatniczej klienta. To ryzykowna strategia, szczególnie przy dużych kontraktach.

Niejasne warunki płatności

Brak szczegółowego ustalenia terminów płatności, odsetek za opóźnienie czy sposobu rozliczenia może skutkować sporami i opóźnieniami.

Zbyt łagodne podejście do dłużników

Część firm z obawy przed utratą klienta odwleka reakcję na brak płatności, co często prowadzi do powiększania się zadłużenia i utraty kontroli nad sytuacją.

Jak skutecznie zapobiegać problemom z windykacją?

1. Weryfikacja klienta przed rozpoczęciem współpracy

Zanim wystawisz pierwszą fakturę:

• sprawdź wiarygodność płatniczą klienta,

• oceń jego sytuację finansową (jeśli to możliwe),

• stosuj zasady ograniczonego zaufania przy nowych kontrahentach.

2. Spisuj umowy na piśmie

Każda transakcja — nawet niewielka — powinna być potwierdzona pisemnie:

• umowa,

• zlecenie,

• zamówienie z akceptacją warunków.

To podstawa zabezpieczenia w przypadku ewentualnego sporu lub dochodzenia roszczeń.

3. Jasne warunki płatności

W dokumencie współpracy określ:

• termin zapłaty (np. 7, 14, 30 dni),

• sposób płatności,

• konsekwencje opóźnienia (np. naliczanie odsetek ustawowych, koszty monitów).

4. Monitoruj należności na bieżąco

Wprowadź system regularnego sprawdzania płatności — np. raz w tygodniu:

• ustal, kto jest odpowiedzialny za monitoring faktur,

• wysyłaj przypomnienia jeszcze przed upływem terminu płatności.

5. Wystawiaj faktury szybko i prawidłowo

Opóźnienia w wystawieniu faktur to prosty sposób na chaos w rozliczeniach. Pamiętaj, że im szybciej wystawisz fakturę, tym szybciej możesz oczekiwać płatności.

Jak reagować na opóźnienia płatności?

1. Miękki kontakt – przypomnienie o płatności

Pierwsze opóźnienie warto potraktować łagodnie — może to być efekt przeoczenia lub błędu. Napisz grzecznego maila lub zadzwoń z przypomnieniem.

2. Monit – oficjalne wezwanie do zapłaty

Jeśli opóźnienie się przedłuża, wyślij oficjalny monit z podaniem terminu spłaty i informacją o konsekwencjach braku uregulowania należności.

3. Naliczanie odsetek i kosztów monitów

Masz prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie i koszty związane z windykacją. Ich zastosowanie często motywuje do szybszego uregulowania długu.

4. Mediacja lub ugoda

Jeśli klient nie jest w stanie zapłacić od razu, zaproponuj ugodę lub rozłożenie płatności na raty. Zawsze potwierdzaj takie ustalenia na piśmie.

Prewencja windykacyjna — dobre praktyki

1. Zasada ograniczonego kredytu kupieckiego

Nie udzielaj wszystkim klientom pełnego terminu płatności. Wprowadź ograniczenia — np. pierwsze trzy transakcje tylko po przedpłacie.

2. Ustal progi alarmowe

Wprowadź w systemie księgowym alerty dla zaległości przekraczających np. 14 dni, 30 dni itd. Pozwoli to na szybkie reagowanie i minimalizację ryzyka.

3. Edukuj zespół handlowy

Sprzedawcy powinni być świadomi ryzyk związanych z „problemowymi klientami” i umieć rozpoznawać wczesne sygnały ostrzegawcze.

4. Zatrudnij lub wyznacz osobę ds. należności

Nawet w małej firmie warto, by ktoś był odpowiedzialny za monitorowanie należności i kontakt z klientami w sprawie zaległości.

Co robić, gdy windykacja staje się koniecznością?

Dokumentacja to podstawa

Zgromadź wszystkie dokumenty potwierdzające transakcję i zobowiązanie klienta:

• umowa/zamówienie,

• korespondencję,

• faktury i potwierdzenia dostaw.

Rozważ etapowe działanie

• najpierw windykacja polubowna (wezwania),

• potem skierowanie sprawy do sądu (nakaz zapłaty),

• ostatecznie — egzekucja komornicza.

Podsumowanie: Jak unikać problemów z windykacją należności?

Windykacja to nieunikniony element działalności wielu firm, ale dzięki odpowiednim działaniom możesz jej skutecznie zapobiegać. Oto kluczowe zasady:

✅ Weryfikuj klientów przed rozpoczęciem współpracy
✅ Ustal jasne i konkretne warunki płatności
✅ Reaguj szybko na opóźnienia
✅ Monitoruj należności systematycznie
✅ Zabezpieczaj się umowami i dokumentacją

Działania prewencyjne są zawsze tańsze i mniej stresujące niż windykacja po fakcie. Dlatego postaw na strategię zamiast reagowania, a Twoja firma uniknie wielu problemów finansowych.